ცოდნის ბაზის შენახვისა და წაშლის წესი | aiBRAIN

aiBRAIN-ის მოქმედ ცოდნაში ჩანაწერის სტატუსი უნდა აჩვენებდეს, რჩება იგი აქტიურად, არქივში თუ წასაშლელად.

თუ წყაროში საჭირო ინფორმაცია არ არის, aiBRAIN-ის პასუხი პასუხისმგებელ ადამიანთან უნდა გადავიდეს, ნაცვლად იმისა, რომ დაუდასტურებელი ფაქტი დაემატოს.

რა არის ცოდნის სიცოცხლის ციკლი

ცოდნის სიცოცხლის ციკლი აღწერს, როგორ შედის ჩანაწერი ბაზაში, როგორ ხდება მისი მოქმედი ვერსია, როდის გადადის არქივში და რა პირობებში იშლება. ასეთი სტატუსები განსაკუთრებით საჭიროა ფასების, სამუშაო საათების, კატალოგისა და დროებითი შეთავაზებებისათვის. ძველი ჩანაწერი შეიძლება ისტორიული მტკიცებულება იყოს, მაგრამ იგი მოქმედ პასუხში არ უნდა მოხვდეს.

მფლობელმა თითოეულ სტატუსს ცვლილების მიზეზი უნდა დაურთოს. წაშლა მხოლოდ ტექნიკური წმენდა არ არის, რადგან შესაძლოა სხვა წესზე ან გადაწყვეტილებაზე იყოს მიბმული.

როგორ გამოიყოს სტატუსები

სტატუსის სახელი და პრაქტიკული მოქმედება ერთად უნდა ჩაიწეროს, რადგან მხოლოდ „ძველი“ ან „ახალი“ ხშირად საკმარისად ზუსტი არ არის.

შედარება: არქივში დატოვება და წაშლა

არქივი ინარჩუნებს გადაწყვეტილების ისტორიას, წაშლა კი ამცირებს ზედმეტ ინფორმაციას და წვდომის ზედაპირს. ყველა ძველი ჩანაწერის სამუდამოდ დატოვება მოძიებას ართულებს. ყველა ჩანაწერის წაშლა კი შეიძლება აუდიტის ან ცვლილების მიზეზის დაკარგვას გამოიწვიოს. არჩევანი გააკეთეთ მიზნის, რისკისა და მფლობელის დადასტურების მიხედვით.

NIST-ის კონფიდენციალურობის ჩარჩო-ის მიდგომა კონფიდენციალურობის რისკის მართვას უკავშირებს მონაცემის მართვას. იგი არ ადგენს თქვენი ორგანიზაციის კონკრეტულ შენახვის ვადას.

როგორ ჩატარდეს პერიოდული გადახედვა

შეარჩიეთ ჩანაწერები, რომლებზეც ხშირად იცვლება პირობა, მფლობელი ან პროდუქტი. თითოეულზე უპასუხეთ: ისევ საჭიროა თუ არა, მოქმედია თუ არა, ხედავს თუ არა სწორი როლი და შეიძლება თუ არა მისი არქივში გადატანა. გაურკვეველი ჩანაწერი მოქმედ წყაროდ არ დატოვოთ მხოლოდ იმიტომ, რომ წაშლა რთულია.

გადახედვის შედეგი შეინახეთ მოკლე ჩანაწერად. ეს ამარტივებს შემდეგ ცვლილებას და აჩვენებს, რომ სტატუსი შემთხვევით არ შეცვლილა.

წაშლის გადაწყვეტილების ჩანაწერი

წაშლის მოთხოვნას დაურთეთ მასალის დასახელება, მიზეზი, დამმტკიცებელი და ის წყაროები, რომლებზეც წაშლა გავლენას ახდენს. თუ მასალა ისტორიისთვის საჭიროა, არქივში გადაიტანეთ და მოქმედი მოძიებიდან გამორიცხეთ. თუ მასალა ზედმეტ პირად ან კონფიდენციალურ ინფორმაციას შეიცავს, შესაბამისი სპეციალისტის წესს მიჰყევით.

წაშლის შემდეგ გაიმეორეთ იმ კითხვების ტესტი, რომლებიც ადრე ამ ჩანაწერს იყენებდა. პასუხი უნდა იყოს ახალი მოქმედი წყარო ან წინასწარ განსაზღვრული ადამიანური გადაცემა.

სტატუსის ცვლილების ჟურნალში შეინახეთ წყარო, მიზეზი, დამმტკიცებელი და მოქმედი მოძიების შედეგი. არქივში გადატანილი ჩანაწერი პასუხში არ უნდა გამოჩნდეს, ხოლო წაშლის შემდეგ ადრე გამოყენებული კითხვები ხელახლა უნდა შემოწმდეს. თუ მასალა სხვა წესზეა მიბმული, ჯერ დამოკიდებულება აღწერეთ და შემდეგ მიიღეთ წაშლის გადაწყვეტილება. ასეთი პროცესი გუნდს ეხმარება, ცოდნის ბაზა ისტორიის, მიმდინარე პასუხისა და ზედმეტი მონაცემის ფენებად დაინახოს.

სტატუსის შეცვლის პროცესის კვალი

ცოდნის ჩანაწერს მოქმედი, დროებით შეჩერებული, არქივში გადატანილი და წასაშლელი სტატუსები ერთმანეთისგან უნდა განასხვავებდეს. სტატუსი პასუხში ჩართვის უფლებაა და არა ფაილის სახელის აღწერა. ამიტომ ცვლილებისას ჩაიწერეთ მიზეზი, დამმტკიცებელი, დამოკიდებული კითხვები და ახალი წყარო, რომელმაც ძველი ჩანაწერი უნდა ჩაანაცვლოს.

• მოქმედ ჩანაწერს დაურთეთ გადახედვის გამომწვევი მოვლენა.
• შეჩერებულ ჩანაწერზე მიუთითეთ, რომ პასუხში გამოყენება დროებით იკრძალება.
• არქივში შეინახეთ ისტორიული მიზეზი, მაგრამ მოძიებიდან გამორიცხეთ.
• წაშლამდე გადაამოწმეთ, რომ სხვა მოქმედი წესი მასზე არ არის დამოკიდებული.
• ცვლილების შემდეგ ძველი სატესტო კითხვები თავიდან გაუშვით.

ერთი ჩანაწერის გაუქმება ზოგჯერ რამდენიმე პასუხს ცვლის. დამოკიდებულების სიაში მონიშნეთ, რომელი კითხვები უნდა გადამოწმდეს, რათა ძველი პასუხი სხვა სათაურით არ დაბრუნდეს. თუ შემცვლელი წყარო ჯერ არ არსებობს, უსაფრთხო მდგომარეობა არის ადამიანური გადაცემა და არა ცარიელი ველის შევსება ვარაუდით.

შენახვის ვადა და ბიზნესის საჭიროება ერთმანეთს არ აურიოთ. ჩანაწერის ისტორიის დატოვება სასარგებლოა აუდიტისთვის, მაგრამ ისტორიული ტექსტი მოქმედ ცოდნად არ უნდა აღიქმებოდეს. შესაბამისი იურიდიული და სახელშეკრულებო მოთხოვნები ორგანიზაციამ ცალკე უნდა გადაამოწმოს.

მაგალითად, თუ არქივში გადაგაქვთ ძველი სამუშაო საათების ჩანაწერი, იგივე კითხვამ მოქმედი განრიგის წყაროზე უნდა გადაიყვანოს პასუხი; შემცვლელი წყაროს არქონისას კითხვა პასუხისმგებელ ადამიანთან უნდა გადავიდეს. შეინახეთ შემმოწმებელი, თარიღი და ტესტის შედეგი.

განსაზღვრეთ, რა ხდება დამოკიდებულ კითხვასთან სტატუსის თითოეულ ცვლილებაზე. მოქმედი ჩანაწერის შეჩერებისას პასუხმა უნდა იცოდეს, რომელი შემცვლელი წყარო ან პასუხისმგებელი არსებობს. არქივში გადატანისას ისტორიული მიზეზი შეიძლება დარჩეს, მაგრამ მომხმარებლის პასუხში მისი დაბრუნება უნდა იკრძალებოდეს. წაშლისას შეამოწმეთ დუბლიკატები, სათაურის სხვა ფორმები და დაკავშირებული კატალოგის ველები. თუ ჩანაწერი ვერ შეიცვლება სრულად, უსაფრთხო არჩევანია დროებითი ადამიანური გადაცემა და არა ცარიელი ინფორმაციის შევსება. ეს სამუშაო კვალი აჩვენებს, რომ სტატუსი შემთხვევითი მონიშვნა არ არის და თითოეულ გარდაქმნას მოქმედების მიზეზი აქვს.

შეზღუდვები: წაშლის წესი სამართლებრივ დამტკიცებას ვერ ცვლის

შენახვისა და წაშლის პოლიტიკა უნდა შეესაბამებოდეს ორგანიზაციის ხელშეკრულებებს, კანონიერ ვალდებულებებსა და კონფიდენციალურობის წესებს. ეს სტატია იურიდიულ დასკვნას არ იძლევა. aiBRAIN-ის პროდუქტის წყარო მხოლოდ დამტკიცებული ბიზნესის ცოდნისა და გაურკვეველი კითხვის გადაცემის საზღვარს ადგენს.

საკუთარი სტატუსებისა და მფლობელების განხილვა დაიწყეთ aiBRAIN-ის საკონტაქტო გვერდზე და მოიტანეთ მოქმედი და არქივირებული მაგალითები.

ხშირად დასმული კითხვები

შეიძლება არქივის ჩანაწერი პასუხში დაბრუნდეს?

არა, თუ იგი აქტიურ მოძიებაში არ უნდა მონაწილეობდეს. ისტორიული მიზეზი შეინახეთ ცალკე სტატუსში და გადაამოწმეთ დამოკიდებული კითხვები.

რა უნდა შემოწმდეს წაშლამდე?

უნდა გამოჩნდეს დამმტკიცებელი, დამოკიდებული კითხვები და შემცვლელი წყარო ან ადამიანური გადაცემის გზა.

დაკავშირებული პროდუქტის გზები

შენახვის განხილვა, კონფიდენციალურობა, უსაფრთხოება და სერვისების პირობები

NIST-ის კონფიდენციალურობის ჩარჩო, NIST-ის უსაფრთხო პროგრამული უზრუნველყოფის განვითარების ჩარჩო და NIST-ის AI რისკების მართვის ჩარჩო გამოყენებულია ამ სტატიის ზოგადი პრინციპების დასამოწმებლად.

ეს არის AI-ის დახმარებით მომზადებული სამუშაო სტატია; დამოუკიდებელი ადამიანური სარედაქციო შემოწმება ჯერ არ დასრულებულა.